كيف تقود اجتماعات العمل لتصبح ناجحة ؟

:nnnnnnnnn:

كيف تقود اجتماعات العمل لتصبح ناجحة ؟

القيادة هي الحل الوسط بين توجيه الاجتماع وتركه يذهب مع التيار دون تحكم و أي اجتماعات ناجحة يلزمها قيادة ناجحة و مراحل انعقاد الاجتماع الذي يحتوي على ثلاث مراحل متميزة هي الافتتاح والعمل والختام

أولا مرحلة افتتاح الاجتماع
على قائد الاجتماع أن يتأكد قبل بدء الاجتماع من أنه تم إطلاع الأعضاء على المرجعيات والمعلومات الضرورية ثم يخطط لجدول الأعمال بما يضمن اجتماع منظم يغطي كل القضايا ثم يجهز ويوزع أوراق موجزة لتنظيم الاجتماع ويحدد الغرض لحفظ الوقت من الضياع في التفاصيل أو مراجعة المعلومات الواقعية خلال الاجتماع

وهناك نصائح يمكنك الالتزام بها لتجعل اجتماعاتك سلسة ولتوفر الوقت
1- قم دائما بتحضير جدول الأعمال وليكن في تتابع منطقي للبنود لأنك إن لم تفعل ذلك فإنك ستضيع الوقت في قضايا لم تتضح بعد
2- لا تحول قاعة الاجتماع إلى مكان للحديث في الهاتف
3- استخدم لوحات يمكن تسجيل الأفكار الرئيسية عليها ويمكن لأى شخص رؤيتها داخل الاجتماع
4- لابد من توظيف مساعد يحافظ على استمرارية الاجتماع ويركز على الوقت

ثانيا مرحلة إنعقاد الاجتماع
يتوقف نجاح إدارة الاجتماع على مدى جودة الإعداد لها
1-لا تخرج عن جدول الأعمال
لقد وضعت في هذا الجدول عملك التحضيري كله وما تراه جدير بتحقيق نجاحه لذلك عندما تبدأ دورة العمل لا تحاول التطرق إلى نقاط من خارج جدول الأعمال حافظ على مسارك الصحيح ما استطعت إلى ذلك سبيلَا وإن خرجت عن هذا المسار ستفقد التركيز ولن تنال من جراء ذلك إلا مضايقة كل من في القاعة تقريبا

2-حافظ على بقاء التركيز في الاجتماع
اطلب من الجميع إبداء آرائهم أن تحافظ على بقاء التركيز في الاجتماع في الأعمال قيد المناقشة ويمكنك فعل ذلك من خلال تلخيص واستعراض سير أعمال الاجتماع بين الحين والآخر سجل الآراء التي سمعتها تحت عناوين معينة وأعطِ إضاءة عند الانتقال من بند إلى آخر و هذه الأفعال تساعدك على الحفاظ على التركيز المطلوب من الجماعة

3-لا تنس أنك القائد
يتعين عليك أن تكون واعيًا لذاتك بأنك القائد ومدركًا للمسؤوليات المترافقة مع القيادة في كل لحظة، فالطريقة التي بها تتصرف من وحي كونك قائدًا ووسيطًا؛ لتسهيل أمور من شأنها أن تخلق بيئة تشجع الجميع على تقديم إسهاماتهم وإبقاء المناقشات في مسارها الصحيح.

وإليك بعض النقاط التي ينبغي أن تتذكرها وأنت تقود الاجتماع
واحرص على ألا تهيمن على المناقشات
افسح المجال لأولئك الذين يشعرون بالخجل ويؤثرون الصمت ليقدموا ما لديهم من مساهمة، وسيطر على الذين يكثرون من المقاطعة
كن إيجابيًّا ومشجعًا إزاء ما يقوله الآخرون وتدخل فورًا إذا أراد أحد المشاركين الهجوم على ما يقوله آخر أو يوجه نقدًا لاذعًا له
امدح طريقة سهلة ومؤثرة لإسعاد الآخرين وقم بنقد الآراء وليس الأشخاص
تذكر أن الصمت لا يعني أن المرء لا يريد المشاركة وكن حساسًا إزاء رغبة المرء للاستماع، وتوجه إلى الذين لم يقدموا شيئًا إذا رأيت ذلك مناسبًا
لا تتعجل التصويت أو اتخاذ قرار ما قبل أن تستمع إلى وجهات نظر الجميع
لتكن الآراء والملاحظات التي تسجلها واضحة يستطيع الجميع رؤيتها

ثالثًا مرحلة اختتام الاجتماع
و يقلل المديرين من شأن ابتداء الاجتماع وإنهائه ولا يرون فيها أهمية لكن الأمر ليس كذك فالبداية لأي اجتماع مهما كان نوعه هي التي ترسم الإيقاع له والخاتمة هي التي تحقق الغرض منه و أهم قواعد ختم الاجتماع

1-سجل الأشياء المهمة في الاجتماع
ليكن لديك كاتب يدون الملاحظات المهمة مثل البنود الرئيسية لجدول الأعمال والنقاط المهمة البارزة أثناء المناقشات والقرارات المتخذة والمسؤوليات التي تم الاتفاق بشأنها لما بعد الاجتماع، إضافة إلى أسماء الأشخاص الذين يتولون هذه المسؤوليات ومدد تنفيذها

2-إنهاء الاجتماع في الوقت المحدد
إن إنهاءك للاجتماع في الوقت المحدد لإنهائه يجعلك تحافظ على الثقة ويكسبك تقدير وعرفان المشاركين جميعًا فإن كنت ممن يجدون صعوبة في إنهاء الاجتماع في وقته المحدد

3-إنهاء الاجتماع في وقت مبكر إن أمكن
لا أحد يعترض على إنهاء الاجتماع مبكرا ولكن ثمة حالات قليلة العدد يفضل فيها إنهاء الاجتماع مبكراإذا تم إنجاز كل شئ يفضل عدم البقاء في قاعة الاجتماع لمجرد انتظار موعد الانتهاء المحدد فهذا الوضع غير مقبول ومزعج أرسل الجميع في حال سبيلهم فور الانتهاء من الاجتماع

4-قدم تلخيصًا لمجريات الاجتماع
و هنا يصل الاجتماع إلى نهايته ويمكن للقائد أو لأحد المشاركين أن يقوم بهذه الوظيفة وينبغي هنا إعادة ذكر النقاط المهمة والقرارت والخطوات التالية بما في ذلك أسماء الأفراد والمهام التي سيقومون بها وأخيرا اجعل الجميع يشعرون بأن نهاية الاجتماع قد اقتربت
1- لخص بإيجاز ما تم إنجازه وضح للجماعة خطوات ما بعد الاجتماع بنود خطة العمل ومن المسؤول عن كل بند وخطة الاتصال والمواعيد وما شابه ذلك
2- حدد موعد للاجتماع القادم
3- اطلب إلى الجماعة تقديم تقييم للاجتماع إذا كان ثمة وقت وإن لم يتبق لديك وقت أخبرهم أنك سوف تطلب إليهم ذلك عبر البريد الالكتورني أو عبر رسالة ورقية أو بشكل غير رسمي إذا كانت الجماعة صغيرة العدد

استعن بهذه اللائحة للتأكد من تغطيتك للخطوات المهمة أثناء الإعداد لاجتماع فعال ومؤثر
1- حددت الغرض من الاجتماع؟
2- حددت أهداف الاجتماع؟
3- انتقيت المشاركين وحددت أدوارهم؟
4- حددت عملية صنع القرار مثلاً من قائد الجماعة أو بالأغلبية أو بالإجماع؟
5- قررت أين ومتي تعقد الاجتماع وتأكدت من توافر المكان؟
6- حددت التجهيزات اللازمة وتأكدت من توافرها؟
7- أبلغت المشاركين بالموعد والمكان؟
8- وضعت جدول أعمال تمهيدي وذكرت فيه الغرض والأهداف بوضوح؟
9- وزعت جدول الأعمال على المشاركين الرئيسيين وغيرهم من أصحاب المصلحة واستمزجت آراءهم قبل الاجتماع؟
10- وضعت الصيغة النهائية لجدول الأعمال ووزعته علي المشاركين؟
11- أرسلت إلى المشاركين أية تقارير أو أشياء بحاجة للتحضير؟
12- تحققت بأن جميع الأشخاص الرئيسيين سوف يحضرون؟
13- أعددت نفسك للاجتماع مثل تحضير أجهزة الإسقاط الرأسي والنشرات ?
كيف تقود اجتماعات العمل لتصبح ناجحة ؟ 456963

كيف تقود اجتماعات العمل لتصبح ناجحة ؟ 456963

» كن أميناً في العمل الذي أوكلك الله عليه
» قائمة بالأخطاء التي عليك تجنبها أثناء خضوعك لمقابلة العمل